基本的な船積書類はインボイス（商業送り状）、パッキングリスト（梱包明細書）の２種類です。インボイスは輸出する商品の取引価格の明細書で、価格の他に輸出者、輸入者の社名住所等、品名、貨物の数量、本船名、出港予定日、シッピングマークなどを記載します。パッキングリストはインボイスとフォームは同じようなものですが、価格の代わりに貨物の梱包明細（梱包仕様・個数、入り数、正味重量(NET WEIGHT）、総重量(GROSS　WEIGHT)、体積などを記載します。いずれもお客様から上記の情報を英文で頂き、作成します。
この書類は日本での輸出通関時に使用します。又、輸出先での通関にも必要ですので、お客様にもお渡しします。
船積が終わると船会社がB/L（船荷証券）という書類を発行します。これは、輸出先で船会社からの荷受けに必要な書類ですので、やはりお客様にお渡しします。
その他、貨物の内容によっては輸出先の国の事情により、日本で発行する各種の証明書類が必要な場合があります。

輸入者と取引価格を決める上で重要なのが海上運賃、保険料をどちらが負担するかということです。つまり仕切値をどの時点にするかということですが、この条件を建値条件（TRADE TERMS)と言い、国際商業会議所が制定した国際貿易条件基準（インコタームズ）により規定されています。様々な種類の建値条件がありますが、代表的なものはFOB（エフオービー）、C&F（シーアンドエフ）、CIF（シーアイエフ）の３つです。
FOB（FREE ON BOARD）は輸出港の本船渡し条件で、本船の積込みまでの費用は輸出者が負担し、積込み以降の費用は輸入者が負担します。つまり、輸出者側から見ると、日本での梱包、通関、船積費用は輸出者の負担、海上運賃（当然のことながら着払いになります）、船積み以降の保険料（保険は輸入者がかけます）、輸出先での港湾費用や通関、輸送費用、税金は輸入者負担となります。表記の仕方としては、例えば広島港での本船渡し条件であれば、FOB HIROSHIMAとなります。
C&F(COST & FREIGHT)は海上運賃込み輸入港の本船渡し条件で、FOB条件の海上運賃の部分が輸出者負担に変わったもので、海上運賃は元払いで輸出者が支払いますが、保険料は輸入者負担になります（保険は輸入者がかけます）。表記の仕方としては、例えば釜山港での本船渡し条件であればC&F BUSANとなります。
CIF(COST INSURANCE & FREIGHT)は海上運賃、保険料込み輸入港の本船渡し条件で、保険料も輸出者が負担します（輸出者が保険をかけます）。表記としてはCIF BUSANというようになります。

これは税関に対して輸出申告をする際に必要な情報です。どのような商品を輸出するのかを明らかにする必要があります。商品によっては輸出規制があったり、税関以外の法令をクリアしなければならなかったりします。基本的には品名、用途、材質を教えていただき、カタログやサンプル品があればベストです。
又、貨物の性質により船会社によっては船積みを断られることが（危険品など）ありますので、注意が必要です。

貨物の所在場所によって、どの港から船積みすれば一番安い料金をご提供できるかが決まります。北海道にある貨物を広島まで運んできて船積みするのでは、当然のことながら国内運送賃がかかりすぎ、合理的ではありません。日本には数多くの港があります。ヒロクラでは日本郵船グループを中心として各港に提携会社がありますので、日本のどの港からでも船積み手配ができます。（但し、貨物の性質や通関の方法によっては遠方にある貨物でも広島での通関をご提案させていただく場合があります）

船積みの方法として、貨物がコンテナに入るサイズのものであればコンテナに入れて海上輸送するのが一般的です。コンテナに入らないサイズのものは、コンテナに入れずにそのまま本船に積む在来積みをするか、屋根や壁の無い特殊コンテナに積み込みます。
一般のコンテナ（ドライコンテナ）には20フィートコンテナと40フィートコンテナの二種類があり、貨物の量によってどちらにするかを決めます。どちらにしてもコンテナを１本借りきる貨物のことをFCL(FULL CONTAINER LOAD)貨物と呼んでいます。
海上運賃は多くの場合、コンテナ１本当たりいくらで設定されています。

コンテナ１本に満たない少量の貨物の場合、コンテナ１本を借りきって輸送するのは不経済です。この場合、少量の貨物を積む他の荷主と同じコンテナで相積みをする混載サービスを利用するのが一般的です。このコンテナ１本に満たない小口混載貨物のことをLCL(LESS THAN CONTAINER LOAD)貨物と呼んでいます。
海上運賃は貨物の体積あるいは重量当たりの単価で設定されています。

貨物代金の支払方法もお客様によって様々なパターンがありますが、一般的なのは送金かＬ/Ｃでしょう。Ｌ/Ｃ(LETTER OF CREDIT) は銀行に支払いを保証してもらう決済方法で、輸入者が取引銀行に発行してもらい、輸出者は自分が指定した取引銀行を通じて通知を受けます。
Ｌ/Ｃ決済の場合、船積書類をＬ/Ｃの指示通りに作成し、荷為替手形と一緒に銀行に持ちこんで決済します。船積書類がＬ/Ｃの指示通りになっていないと銀行は決済を拒否しますので、書類作成には細心の注意を要します。

いずれもお見積もりをさせていただく際に必要となる情報です。
荷姿とは輸送を行う際の梱包形態のことで、主なものにカートン（紙箱）、ケース（密閉木枠梱包）、クレート（スカシ木枠梱包）、スキッド（角材などでゲタをはかせたもの）、パレット（既成のパレットにカートンなどを積み、バンドやラップなどで固定したもの）などがあります。（梱包材は仕向国によって規制がありますので注意が必要です）
総重量、サイズはいずれも梱包材を含んだ重量、サイズのことを指します。これにより海上運賃やトラック料などが決まってきます。

保険料を算出する際に必要になります。又、サンプルなどを無償で輸出する際にも税関に対しては価格を申告しなければなりませんので、評価価格（実際に取り引きをすると仮定した場合に設定する価格）を付けて頂くことになります。